Hackathon Open Overheid: Bouwen aan een transparante democratie
Afgelopen weekend mocht ik samen met het TECHLETES team deelnemen aan de Hackathon Open Overheid 'Terminal WOO' in de Fokker Terminal in Den Haag. Twee dagen lang werkten we aan een oplossing die het fundament van onze democratie versterkt: een open, controleerbare overheid die inwoners echt kan dienen.
Afgelopen weekend mocht ik samen met het TECHLETES team deelnemen aan de Hackathon Open Overheid 'Terminal WOO' in de Fokker Terminal in Den Haag. Twee dagen lang werkten we aan een oplossing die het fundament van onze democratie versterkt: een open, controleerbare overheid die inwoners echt kan dienen.
Van notificaties naar een complete Woo-Hub
Samen met Thom Ezechiels, Dominic Istha, Syailendra Ginting en onze mentor Guido Scheuerman ontwikkelden we woo-hub.nl - een modulaire cockpit voor het afhandelen van Woo-verzoeken (Wet open overheid). Het uitgangspunt? De gemeente Amsterdam halveerde de afhandelingstijd van Woo-verzoeken met een slim notificatiesysteem. Wij schaalden dit concept op tot een complete workflow oplossing.
De uitdaging: transparantie én efficiëntie
Het Woo-proces is complex. Verzoeken om overheidsinformatie moeten binnen wettelijke termijnen worden afgehandeld, waarbij verschillende afdelingen input leveren en documenten beoordeeld moeten worden. De grootste uitdagingen waar we ons op richtten:
Procescontrole voor casemanagers
Een casemanager moet overzicht houden over wie wat doet, waar vertragingen ontstaan en of deadlines gehaald worden. In de praktijk verloopt dit vaak via e-mail en handmatige opvolging. Onze Woo-Hub biedt een centraal dashboard waar werk uitgezet kan worden en de voortgang realtime zichtbaar is.
Transparantie voor aanvragers
Iemand die een Woo-verzoek indient, zit vaak in het ongewisse. Wanneer komt mijn informatie? Wat gebeurt er nu? Door het proces transparant te maken en de aanvrager interactief te betrekken, creëer je vertrouwen en begrip.
Slimme ondersteuning met AI
Een Woo-verzoek kan betrekking hebben op honderden documenten uit verschillende systemen. AI helpt bij het analyseren en rangschikken van bronnen, zodat casemanagers efficiënter kunnen werken en relevante informatie sneller gevonden wordt.
Automatische bewaking
Duurt een stap te lang? Dan stuurt de Woo-Hub automatisch notificaties naar de verantwoordelijke medewerkers. Zo blijft het proces in beweging en worden wettelijke termijnen bewaakt.
Technische architectuur: modulariteit als kracht
We kozen bewust voor een modulaire opzet. De Woo-Hub bestaat uit losgekoppelde componenten die elk hun eigen functie hebben:
- Workflow engine: beheert de status van verzoeken en routeert taken
- Notificatiesysteem: stuurt automatische herinneringen bij vertragingen
- AI-module: analyseert en categoriseert bronnen
- Transparantie-laag: geeft aanvragers inzicht in de voortgang
- Integratielaag: koppelt met bestaande documentmanagementsystemen
Deze modulariteit betekent dat organisaties kunnen starten met de componenten die ze nodig hebben, en later uitbreiden. Een gemeente kan beginnen met alleen het notificatiesysteem, en later de AI-analyse toevoegen.
Meer dan code: bijdragen aan democratie
Wat deze hackathon bijzonder maakte, ging verder dan de technische oplossing. Minister van Binnenlandse Zaken Frank Rijkaart en CIO Rijk Art de Blaauw bezochten de hackathon en zagen met eigen ogen hoe tech en overheid samen kunnen werken aan meer transparantie.
De energie van alle tien de teams - designers, developers, beleidsmakers en innovators - was inspirerend. Iedereen gedreven om het verschil te maken, om bij te dragen aan een beter functionerende overheid.
Waarom dit ertoe doet
In een tijd waarin democratie wereldwijd onder druk staat, voelt het waardevol om hier in Nederland actief aan mee te bouwen. Transparantie is geen luxe, het is een noodzaak. Wanneer burgers kunnen zien hoe besluiten tot stand komen en toegang hebben tot overheidsinformatie, versterkt dat het vertrouwen in de democratie.
De Wet open overheid is daarin een belangrijk instrument, maar alleen als het proces ook daadwerkelijk werkt. Als Woo-verzoeken maanden duren of in bureaucratie vastlopen, ondermijnt dat het doel van de wet. Daarom is het zo belangrijk om te investeren in goede systemen en processen.
Lessons learned
We vielen net buiten de prijzen, maar dat was niet waar het om ging. Wat ik meeneem:
Samenwerking tussen domeinen is krachtig
Door ontwikkelaars, beleidsmakers en designers samen te brengen, ontstaan oplossingen die zowel technisch haalbaar als praktisch toepasbaar zijn.
Hergebruik bestaande successen
We bouwden voort op wat Amsterdam al bewezen had. Dat bespaart tijd en verhoogt de kans op acceptatie door andere organisaties.
Modulariteit maakt adoptie makkelijker
Door componenten los te koppelen, kunnen organisaties stapsgewijs implementeren zonder big bang migraties.
Transparantie werkt twee kanten op
Niet alleen krijgt de aanvrager meer inzicht, ook de organisatie zelf heeft beter overzicht over het eigen proces.
Van hackathon naar praktijk
De Woo-Hub is een proof of concept, maar wel één met potentie. Het laat zien dat het Woo-proces efficiënter en transparanter kan. Of dit concept verder ontwikkeld wordt, hangt af van de interesse van overheden en de bereidheid om te investeren in moderne systemen.
Voor mij persoonlijk was het vooral waardevol om bij te dragen aan iets dat groter is dan een businesscase. Software die helpt om democratie te versterken en overheid toegankelijker te maken - dat is technologie met impact.
Dank
Een groot compliment aan ECP | Platform voor de InformatieSamenleving voor de organisatie van deze hackathon. Dank aan alle mededeelnemers en juryleden voor het inspirerende weekend. En natuurlijk dank aan mijn teamgenoten voor de samenwerking en Guido voor de mentorship.
Meer weten over de hackathon en de andere projecten? Check de officiële terugblik.
